Meilleures pratiques pour la lecture manuelle
Vous n'êtes pas prêt à automatiser ? Minimisez les risques en adoptant ces meilleures pratiques de relecture
En matière de relecture, il est toujours possible que vous ne soyez pas encore prêt à automatiser. Même si beaucoup le recommandent utiliser des outils numériques comme aides à la relecture, vous n'avez peut-être pas encore trouvé la bonne solution. Ce n'est peut-être pas le bon moment pour investir dans un nouveau système d'inspection numérique ou vous avez peut-être toujours réussi à vous en tenir à la relecture manuelle.
Même si vous êtes fermement convaincu que ce qui a été essayé est vrai, il existe encore des moyens d'améliorer radicalement l'efficacité de vos processus internes en y apportant de légers ajustements. Pour vous aider, voici un guide des meilleures techniques pour vérifier à l'œil nu les différents composants imprimés, afin d'en augmenter l'efficacité :
Faire des allers-retours entre le master et l'échantillon
C'est probablement le premier réflexe que vous auriez lorsqu'on vous demande de vérifier l'exactitude d'un échantillon imprimé : comparez-le à ce qui a déjà été approuvé, lisez chaque phrase, chaque mot ou même chaque caractère, un par un, en faisant des allers-retours entre les deux copies. C'est probablement la solution qui nécessite le moins d'entretien en termes d'équipement requis, mais elle comporte le risque le plus élevé d'erreurs.
Le simple fait de quitter un drap des yeux et d'essayer de retrouver le même endroit sur un autre encore et encore constitue un test d'endurance aux proportions épiques. La tâche à accomplir devient encore plus ardue s'il est probable que les deux pages ne soient pas de la même taille et qu'il devient de plus en plus difficile de réorienter ses yeux à chaque fois.
En d'autres termes, il arrive un moment où vous devez vous reposer les yeux et faire une pause. Trente minutes est estimé comme la durée maximale pendant laquelle vous commencez à perdre votre concentration et à avoir besoin de faire une pause. Même dans ce cas, une fois actualisé, il y a peu de garanties que vous maximiserez votre efficacité en vous y prenant seul au départ.
Trouvez un partenaire de relecture
Idéalement, vous pourriez mettre la copie de côté et la revoir après l'avoir lue pour la première fois. Toutefois, si vous respectez les délais et que vous relisez les emballages ou les étiquettes avant de les envoyer en production, le temps peut être un luxe que votre entreprise ne peut pas se permettre. L'examen d'un seul dépliant en comparant un échantillon provenant de l'imprimante à un modèle approuvé en interne peut littéralement prendre des heures. Un envoi complet peut prendre des jours, voire plus. Il s'agit donc de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez.
Étant donné que les pauses sont considérées comme nécessaires pour maintenir une certaine efficacité, pensez à faire appel à un partenaire de relecture. Cette approche répond à un double objectif. Non seulement cela vous permet de garder l'esprit relativement frais en vous permettant de changer de tâche de temps en temps, mais cela vous empêche également de voir des mots qui n'existent pas.
Si vous relisez de nombreuses copies du même texte exact à partir de l'imprimante, vous risquez de vous familiariser trop avec le contenu au point de voir ce que vous pensez être écrit au lieu de ce qui l'est réellement. En travaillant avec quelqu'un d'autre, vous réduisez les risques d'erreur, car vous disposez d'un filet de sécurité. Les chances que deux personnes ou plus oublient exactement la même erreur sont faibles, surtout si vous lisez la copie à tour de rôle à l'autre personne.
Le principal inconvénient est que l'ensemble du processus semble plus facile qu'il ne l'est. Il ne s'agit pas simplement de lire la copie. La ponctuation et les spécificités de chaque caractère doivent également être lues le cas échéant : lorsqu'une lettre est en majuscule ou soulignée, etc. Par exemple, si vous reliez un emballage Apple, il serait faux de simplement dire « pomme ». Un correcteur doit qualifier le « a » en majuscule et les autres lettres en minuscules.
Même le type de parenthèses, par exemple, doit être précisé lors de la lecture à un partenaire pour garantir qu'il voit exactement la même chose. Les modifications de taille de police doivent également être annoncées, lorsqu'elles augmentent ou diminuent. En fait, lire à un partenaire signifie lire caractère par caractère, ce qui peut être exténuant lorsque vous essayez de ne manquer aucune information critique, en lisant accidentellement comme vous le feriez normalement.
L'un des moyens de combattre cette tendance est de suivre personnage par personnage dès la fin, plutôt que depuis le début. Cela résout de nombreux problèmes, mais malheureusement, cela permet de gagner du temps pour une précision accrue.
Utilisez des acétates pour relire
En revanche, l'utilisation de revêtements en acétate transparent, qui peuvent être fournis par l'imprimante, permet de résoudre avec succès le problème de l'instantanéité. Malheureusement, ils le font au détriment de la précision.
Un acétate est une impression à l'échelle de l'illustration approuvée qui est placée sur chaque composant de l'emballage à éprouver. Une fois que c'est le cas, les différences entre les deux deviennent immédiatement apparentes... en théorie. En réalité, les acétates peuvent tout aussi bien masquer les différences que les révéler, en masquant physiquement des caractères ou des parties de caractères qui ont été supprimés accidentellement pendant le processus de préparation des fichiers.
Ainsi, les acétates ne finissent par aider les correcteurs qu'à détecter la moitié des erreurs. Cela ne tient pas compte de la façon dont l'acétate lui-même doit être vérifié pour garantir sa précision ou du fait que cette méthode n'est efficace que lorsqu'elle est superposée à de petits échantillons. Une fois qu'ils grossissent, il devient plus difficile de les maintenir en place, d'où la nécessité d'utiliser plusieurs acétates pour étancher un seul composant de l'emballage en sections. Comme pour les autres méthodes énumérées ci-dessus, il y a des concessions mutuelles claires.
Résoudre le dilemme de l'échantillonnage
La triste réalité est que vous pouvez être efficace à 100 % pour détecter les erreurs et corriger les erreurs en général, mais cela n'empêche peut-être pas les erreurs de vous en sortir. Les envois de composants d'emballage provenant de l'imprimante peuvent rarement être vérifiés dans leur intégralité en raison des contraintes de temps. Cela conduit à la nécessité de choisir puis de vérifier les échantillons sélectionnés, un processus appelé échantillonnage.
Le problème d'échantillonnage c'est que si vous travaillez à partir d'une feuille de presse comportant de nombreuses positions de teinture différentes, il est possible qu'un défaut d'impression se répercute sur l'une et pas sur les autres. Vous êtes peut-être assez habile pour déterminer avec précision qu'il n'y a pas d'erreur à une position, mais vous avez eu la malchance de ne pas avoir eu l'occasion de vérifier un échantillon imprimé à la seule position de teinture où un problème s'est produit pendant la course.
Étant donné que les échantillons sont livrés de telle manière que vous ne pouvez pas savoir lesquels ont été imprimés à chaque position de teinture, il n'y a qu'une seule façon de vous assurer avec une certitude raisonnable que tout est comme prévu : demandez à l'imprimeur de vous fournir séparément des échantillons pour chaque position et de vérifier chacun d'entre eux. À partir de là, il vous suffit de suivre la méthode ci-dessus qui correspond le mieux à vos besoins et de suivre quelques conseils et astuces de relecture simples ci-dessous :
Liste de conseils et astuces pour la relecture
Rédiger à partir d'une copie papier : De nos jours, regarder un écran occupe une place importante dans la routine quotidienne des gens. Le fait de le mélanger en relisant une copie papier peut perturber la vôtre au point que la tâche à accomplir devient moins automatique et plus engageante. Cela fait également moins mal aux yeux.
Lisez le texte à haute voix : Même si vous ne travaillez pas avec un partenaire, il est utile de lire le contenu à haute voix. Sinon, vous pourriez ignorer des erreurs par inadvertance, comme si votre esprit vous disait de ne pas vous embêter avec certains mots parce que vous savez qu'ils sont justes. Mais vous ne pouvez pas vraiment être sûr qu'ils le soient.
Lisez à l'envers : La relecture du contenu à l'envers peut être effectuée jusqu'au caractère si nécessaire (ou par mot/phrase). Il s'agit d'une pratique courante lorsque le texte à relire est comparé à un texte déjà approuvé et que le correcteur n'a pas à se soucier de la façon dont les phrases sont rédigées, par exemple lorsqu'il examine des envois provenant d'une imprimante. Au contraire, le souci est de trouver le moindre écart. Cela signifie qu'il faut examiner l'échantillon pour détecter les différences de texte et de police, sans parler des défauts d'impression tels que les taches.
Élaborez des règles pour identifier les différences : Peut-être qu'une simple tache n'est pas grave. Peut-être que cela ne vaut pas la peine de signaler que la couleur n'est pas exactement la même que celle d'origine
demandé. Cela ne dépend pas uniquement du secteur, où la couleur et l'image de marque sont primordiales dans le secteur de l'alimentation et des boissons, ou dans le secteur pharmaceutique où le texte doit être précis à 100 %. Cela dépend de l'entreprise elle-même. L'établissement de directives claires vous évite de devoir vous arrêter pour chaque petit détail ou de devoir tout recommencer si vous avez omis une différence que vous n'auriez pas dû.
Élaborez un système de suivi : Les interruptions sont inévitables. Le téléphone peut sonner. Une tâche urgente peut apparaître. Le bureau est peut-être fermé pour la journée. Quelle que soit la nature de l'interruption, il est impératif de ne pas perdre votre place lors de la relecture. Si vous le faites, vous risquez de perdre du temps à regarder la même section et de devoir ensuite vous réorienter à nouveau, ou pire encore, de manquer des sections complètes et de continuer à relire sans le savoir.
Si vous êtes interrompu, il est essentiel de mettre en place un système permettant de savoir où vous vous êtes arrêté pour la dernière fois. Il peut s'agir d'une note autocollante sur la copie papier ou d'une véritable note pour vous-même. Quoi qu'il en soit, il doit simplement être efficace et devenir facilement une seconde nature pour vous. Vous ne savez pas quand aura lieu la prochaine interruption.
Utilisez un bord droit : Vous n'avez pas besoin d'être interrompu pour perdre votre place. Placer un bord droit (une règle ou une feuille de papier vierge) sous la ligne de texte sur laquelle vous vous trouvez vous permet de garder votre place et de masquer les lignes situées en dessous, afin qu'elles ne vous distraient pas.
Faites des pauses : Vous pouvez être tenté de vous en sortir lorsque vous commencez à perdre votre concentration, mais cela nuit en fait à vos performances. Les pauses vous aident à vous remettre à zéro et à maintenir votre efficacité pour un autre round. Vous pouvez terminer plus vite en ne faisant pas de pause, mais vous risquez
laissant passer les erreurs si vous le faites. Vos yeux vous en seront immédiatement reconnaissants. Si vous faites partie d'une équipe de contrôle qualité, votre entreprise vous remerciera ultérieurement pour l'efficacité globale de votre relecture.
Relisez-le à nouveau (si le temps le permet) : Vous n'avez peut-être pas la possibilité de le faire, mais si vous pouvez prouver quelque chose, il est logique de prendre soin de vous plutôt que de vous excuser. Si vous faites vérifier des emballages, les rappels potentiels finissent par coûter bien plus cher que les ressources que vous utiliseriez pour vous assurer que tout est comme il se doit. Lors de la relecture manuelle, vous ne pouvez tout simplement pas être sûr à 100 % que tout est parfait. Il existe cependant des moyens de combler l'écart, comme le montrent les étapes et conseils ci-dessus.
L'intensité de travail de la relecture manuelle est constamment sous-estimée. Quiconque a passé des heures à regarder les petits caractères caractère par caractère à la loupe peut en témoigner. Réduire les coûts n'est peut-être pas un moyen viable de gagner du temps, mais il existe d'autres moyens légitimes d'améliorer l'efficacité.
Même si vous pensez qu'il est hors de question de passer à une solution numérique à ce stade, vous n'êtes qu'à quelques pas de tirer le meilleur parti de votre processus de relecture manuelle actuel. Et, si vous êtes prêt passer de la relecture manuelle à la relecture automatique, contactez-nous et laissez-nous vous aider à trouver la solution la mieux adaptée parmi nos solutions numériques afin d'améliorer vos processus, vos normes de qualité et, en fin de compte, vos résultats. Contacter Vision globale aujourd'hui
