Da Etikettierungsteams mit vielen Beteiligten, engen Fristen und sich ständig weiterentwickelnden regulatorischen Anforderungen unter einen Hut kommen, kann die richtige Dokumentenvergleichssoftware über Erfolg oder Misserfolg im Jahr 2025 entscheiden.
Lesen Sie unseren Blog, um mehr über die wichtigsten Funktionen und Vorteile zu erfahren und zu erfahren, wie Sie die beste Lösung auswählen, um Ihre Dokumente auf Fehler zu überprüfen und die Konformität aller Ihrer Etikettierungsinhalte sicherzustellen.
Was ist Dokumentenvergleichssoftware?
Software zum Vergleich von Dokumenten ist eine spezielle Anwendung, die entwickelt wurde, um Unterschiede zwischen Dokumenten zu identifizieren und hervorzuheben. Diese Technologie geht über einfache „Finde den Unterschied“ -Funktionen hinaus und ermöglicht anspruchsvolles Korrekturlesen und Prüfen von Text, Grafiken, Barcode, Braille und mehr in Dokumenten.
Warum Etikettierungsteams im Jahr 2025 Dokumentenvergleichssoftware benötigen
Die regulatorischen Teams befassen sich mit ständigen Aktualisierungen, Überarbeitungen und Überprüfungen. Jeder Inhalt, von Gebrauchsanweisungen (IFUs), Kartons und Etiketten bis hin zu Verschreibungsinformationen und Marketingangaben, muss sorgfältig auf seine Richtigkeit überprüft werden.
Manuelles Korrekturlesen ist zeitaufwändig und fehleranfällig, und grundlegende Funktionen zum Nachverfolgen von Änderungen in Textverarbeitungsprogrammen reichen nicht mehr aus.
Das ist wo automatisierter Dokumentenvergleich Werkzeuge kommen rein. Mit diesen Tools können Sie:
- Erfassen Sie kritische Unterschiede zwischen kritischen Inhalten
- Reduzieren Sie Fehler beim manuellen Korrekturlesen
- Beschleunigen Sie den Workflow zur Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten
- Sorgen Sie für eine bessere Inhaltskonformität
Kernfunktionen, auf die Sie in der Dokumentenvergleichssoftware achten sollten
Bei der Bewertung von Tools zum Dokumentenvergleich, insbesondere für stark regulierte Umgebungen, ist es wichtig, sich auf Funktionen zu konzentrieren, die sowohl Geschwindigkeit als auch Genauigkeit in komplexen Workflows gewährleisten.
Hier sind die Funktionen, die Ihre Kennzeichnungs- und Zulassungsteams priorisieren sollten:
1. Intelligenter Textvergleich zwischen Formaten
Ihre Software sollte Eingaben in mehreren Formaten unterstützen, darunter Microsoft Word-, PDF-, XML-, CSV- und bildbasierte Dateien. Achten Sie auch auf OCR-Funktionen, mit denen Sie Inhalte genau extrahieren und vergleichen können. Suchen Sie nach Tools, die:
- Native und gescannte Dokumente vergleichen
- Automatische Erkennung von Änderungen an Text, Layout und Formatierung
- Präzise Handhabung strukturierter Dokumente, was in regulatorischen Kontexten unerlässlich ist
2. Visueller Vergleich mit PDF und Genauigkeit der Grafik
Da fertige Etiketten häufig als PDF oder gedrucktes Material verteilt werden, muss Ihr Vergleichstool eine visuelle Genauigkeit bieten, die über den reinen Text hinausgeht. Suchen Sie nach einer Dokumentenvergleichssoftware, die:
- Hebt Text-, Bild-, Barcode-, Braille- und Grafikunterschiede hervor
- Vergleichbar mit behördlich oder vom Markt zugelassenen Kunstwerken
- Achten Sie auf die Layoutgenauigkeit, um sicherzustellen, dass die überprüfte Datei dem entspricht, was Aufsichtsbehörden oder Patienten sehen werden
3. KI-gestützte Korrekturlese-Funktionen
Plattformen, die fortschrittliche KI verwenden, um Inhaltsunterschiede an mehreren Checkpoints automatisch zu kennzeichnen, ermöglichen es Ihnen, Überarbeitungen schneller und mit einem höheren Maß an Genauigkeit durchzuführen, und zwar durch Funktionen wie:
- Dokumente wie ein Mensch verstehen und lesen: Dazu gehören das Extrahieren von Text und das Erkennen von Textdaten mit OCR.
- Verarbeitung von Informationen, um Ergebnisse mithilfe von Ergebnisalgorithmen zu finden: Verwendet Computer Vision und NLP, um Dokumentkomponenten abzugleichen, gescannte Bilder zu analysieren und beim Korrekturlesen durch Abfragen in natürlicher Sprache zu helfen.
- Verbessert sich im Laufe der Zeit kontinuierlich auf der Grundlage von Inspektionsdaten: Filtert Ergebnisse auf der Grundlage niedriger Konfidenz oder Relevanz, und die Datenbank lernt aus dem Inspektionsverlauf und Benutzereingaben.
4. Mehrsprachige Rechtschreibprüfung
Für die globale Produktkennzeichnung ist mehrsprachiger Support von entscheidender Bedeutung. Halten Sie Ausschau nach Software, die eine integrierte Rechtschreibprüfung für Dutzende von Sprachen beinhaltet und Teams dabei hilft:
- Erkennen Sie sprachspezifische Tippfehler und Fehler frühzeitig
- Sorgen Sie für eine konsistente Terminologie auf allen Märkten
- Stellen Sie die Einhaltung regionaler Vorschriften für übersetzte Inhalte sicher
5. Präzision auf legalem Niveau
Die Etikettierung hat oft rechtliche Auswirkungen, insbesondere wenn es um Angaben, Nebenwirkungen oder Dosierungsanweisungen geht. Aus diesem Grund bevorzugen einige Teams Software, die spezielle Funktionen für Rechtsdokumente bietet. Diese Tools bieten eine feinkörnige Fehlererkennung in allen Dokumenten, wie z. B. die Braille-Überprüfung oder subtile Wortverschiebungen, was unerlässlich ist, wenn Genauigkeit gleichbedeutend mit Konformität ist.
Dieser Detaillierungsgrad unterstützt QS-, Regulierungs- und Rechtsteams bei der Einhaltung von Dokumentationsstandards, die von Behörden wie der FDA, EMA, MHRA oder Health Canada festgelegt wurden.
6. Versionskontrolle für Dokumente
Vergleichen Sie nicht nur zwei Dateien, sondern verfolgen Sie Ihren gesamten Revisionsverlauf. Versionskontrolle für Dokumente ermöglicht Teams:
- Sehen Sie, was sich wann und von wem geändert hat
- Vermeiden Sie es, veraltete Entwürfe abzuarbeiten
- Sorgen Sie für eine einzige Informationsquelle für alle Abteilungen
Dies ist besonders hilfreich in regulierten Branchen, in denen Prüfprotokolle sind nicht verhandelbar.
7. Nahtlose Integration mit Content-Management-Plattformen
Ein gutes Vergleichstool sollte sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, unabhängig davon, ob Veeva, Esko, oder Google Drive. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Teams Vergleiche durchführen können, ohne Dateien herunterladen oder Ihre etablierten Workflows verlassen zu müssen. Das reduziert das Risiko, spart Zeit und sorgt dafür, dass alles zentralisiert bleibt.
Vorteile des automatisierten Dokumentenvergleichs
Warum sollten Sie sich auf Automatisierung verlassen? Weil Geschwindigkeit und Genauigkeit wichtig sind. Das bringt der automatische Dokumentenvergleich in die Tabelle:
- Schnellere Bewertungen: Reduzieren Sie die Zeit, die für die manuelle Überprüfung von Dokumenten benötigt wird
- Weniger Fehler: Maschinenpräzision fängt ein, was menschliche Augen oft übersehen
- Bessere Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass Vorschriften und interne Richtlinien eingehalten werden
- Bereitschaft zum Audit: Führen Sie klare Aufzeichnungen über jede Änderung zur Überprüfung oder für Rechtsstreitigkeiten
So wählen Sie das richtige Tool für Ihr Team
Nicht jede Dokumentenvergleichssoftware ist gleich. Um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Team zu helfen, finden Sie hier eine kurze Checkliste, die Ihnen bei der Entscheidung hilft:
Wichtige Tools, die 2025 in Betracht gezogen werden sollten
Bei so vielen Tools auf dem Markt kann es schwierig sein, zu entscheiden, welches für Sie am besten geeignet ist. Um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Dokumentenvergleichssoftware für Ihr Team zu helfen, finden Sie hier einige bewährte Optionen, die speziell auf die Anforderungen von Behörden und Kennzeichnungsteams zugeschnitten sind:
- Verifizieren: KI-gestütztes Korrekturlesen für regulierte Branchen mit tiefer Integration in Kennzeichnungsökosysteme wie Veeva Vault. Es unterstützt automatisiertes Korrekturlesen von Text, Grafiken, Barcode- und QR-Codes, Braille, Rechtschreibprüfung und OCR.
- Adobe Acrobat Pro: Ein allgemein verwendbares PDF-Vergleichstool mit ordentlichen Funktionen, aber begrenzter Automatisierung.
- Litera Vergleichen: Konzipiert für wichtige Dokumente, insbesondere in Rechts- und Compliance-Teams.
Jedes dieser Tools hat seine Stärken. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Funktionen der Software an die spezifischen Bedürfnisse und den Reifegrad Ihres Workflows Ihres Teams anpassen.
Skalieren Sie Ihre Etikettierungsvorgänge mit Zuversicht
Ganz gleich, ob Sie Arzneimittelbroschüren, Geräteetiketten oder lokalisierte Verpackungsinhalte überprüfen, ein robustes Tool zum Dokumentenvergleich ermöglicht es Ihrem Team, Änderungen schneller zu erkennen, intelligenter zusammenzuarbeiten und die Vorschriften einzuhalten.
Durch den Fokus auf Genauigkeit, Automatisierung und Integration wird Ihr Etikettierungsteam nicht nur mit den Anforderungen von 2025 Schritt halten, sondern auch eine Vorreiterrolle in Bezug auf regulatorische Exzellenz einnehmen.
Wenn Sie bereit sind, Ihren Etikettierungs-Workflow zu verbessern, beginnen Sie mit der Erkundung von Tools, die Automatisieren Sie den Dokumentenvergleich und rationalisieren Sie Ihren Prozess zur Inhaltsüberprüfung!
Häufig gestellte Fragen
