Como a transição do controlo de qualidade manual para o automatizado pode ajudar a sua empresa a eliminar ineficiências.
Se clicou neste artigo, é provável que esteja a considerar implementar um sistema de inspeção de qualidade na sua organização. Talvez a sua empresa esteja a perder dinheiro devido a atrasos no departamento de controlo de qualidade, talvez tenha deixado passar um erro crítico despercebido, ou talvez apenas queira dar à sua equipa as ferramentas de que necessita para realizar o trabalho de forma mais eficiente.
Seja qual for o motivo para considerar um sistema de inspeção de qualidade, existem vários benefícios associados à implementação de sistemas de automação e de inspeção de qualidade em todo o seu fluxo de trabalho de qualidade.
O que é um Sistema de Inspeção de Qualidade?
Os sistemas de inspeção de qualidade permitem que os revisores comparem ficheiros originais (Master) e de amostra (Sample), tanto digitais como impressos, para detetar automaticamente quaisquer diferenças entre ambos.
Estas comparações lado a lado funcionam sobrepondo dois ficheiros para detetar até o mais pequeno dos erros com uma precisão cirúrgica. Concebidos para serem utilizados durante todo o processo de controlo de qualidade, os sistemas de inspeção de qualidade podem ser implementados em vários departamentos para comparar conteúdos em todas as fases do fluxo de trabalho.
Isto permite que os revisores e outros profissionais de controlo de qualidade garantam que não foram criados erros à medida que os ficheiros passam de uma fase para a outra. As provas de impressão, por exemplo, podem ser comparadas com os ficheiros PDF originais para evitar erros de conversão.
De seguida, os ficheiros de chapa podem ser inspecionados para garantir que não foram introduzidas alterações durante o processo de imposição e separação. Por fim, os revisores podem confirmar que os ficheiros de pré-impressão estão isentos de erros e prontos a ser impressos antes de serem enviados ao cliente.
Os sistemas de inspeção de qualidade permitem também a inspeção de ficheiros digitais face a componentes impressos, para garantir que a embalagem final corresponde à arte final aprovada originalmente.
Os Desafios da Revisão Manual
Com os consumidores a terem mais opções de marcas do que nunca, colocar produtos no mercado mais rapidamente é essencial para muitas empresas quando se trata de se diferenciarem dos concorrentes. Liderar a corrida do tempo de colocação no mercado dá-lhe a vantagem de chegar primeiro aos consumidores e posicionar a sua marca como líder de mercado antes de qualquer outra.
Infelizmente, muitas empresas ainda dependem de métodos de revisão manual que podem atrasar todo o processo de controlo de qualidade, afetando a distribuição e o tempo de resposta do projeto. Estes métodos manuais são lentos, ineficientes e propensos a erros que podem variar desde um erro ortográfico ou um elemento gráfico em falta, até um mais erro perigoso, como uma informação de dosagem incorreta num rótulo farmacêutico.
Outro desafio é o facto de os processos de embalagem padrão consistirem habitualmente na revisão manual de rótulos e embalagens, o que pode demorar horas. Tarefas repetitivas combinadas com grandes volumes de materiais de embalagem podem levar à fadiga de revisão e, consequentemente, permitir que erros passem despercebidos.
Não é raro que erros passem despercebidos quando os revisores analisam o mesmo trabalho durante horas a fio. Tamanhos de letra pequenos, distrações e a dificuldade em gerir alterações de versão também contribuem para erros que podem, em última análise, ter efeitos prejudiciais para a sua empresa.
Sistemas de Inspeção de Qualidade e Embalagens Sem Erros
Com a globalização a aumentar a complexidade do desenvolvimento, distribuição e venda de produtos, muitas empresas estão a recorrer à automatização para ajudar a gerir as suas operações.
Embora a automatização tenha sido tradicionalmente implementada em áreas como a produção, o marketing e até as vendas, existe um aspeto das operações comerciais que cada vez mais empresas estão a optar por automatizar: o controlo de qualidade.
Como as empresas, especialmente as marcas, tendem a concentrar a sua tecnologia nas características do produto ou nos benefícios para o consumidor, os ganhos de produtividade associados ao controlo de qualidade automatizado podem, muitas vezes, ser ignorados. Mas não deveriam. Qualquer empresa cujos produtos cheguem às mãos dos consumidores deve considerar a importância de uma embalagem de alta qualidade.
As Inspeções de Qualidade Tornam-se o Padrão de Referência
Com milhares de produtos e centenas de SKUs, empresas em setores como produtos farmacêuticos,impressão, ebens de consumo têm o seu próprio conjunto único de desafios no que toca a garantir a qualidade da embalagem. Como qualquer pessoa nestes setores já sabe, garantir a precisão da embalagem não é uma tarefa fácil, especialmente numa era em que um pequeno erro pode ter consequências graves para a sua marca.
Um rótulo impresso incorretamente, por exemplo, pode custar a uma empresa milhares de euros em bens materiais e ainda mais em valor de marca, à medida que os consumidores começam a perder a confiança na mesma. Acha que isto nunca poderia acontecer à sua marca? Pense novamente. Estes tipos de erros são ainda mais comuns do que se possa pensar. Ano após ano, a maioria das recolhas de produtos da FDA são causadas por erros de rotulagem.
O risco de erros de embalagem, aliado a regulamentações cada vez mais complexas, contribuiu para que as inspeções de qualidade automatizadas se tornassem o padrão de referência em diversos setores. Felizmente, os sistemas de inspeção de qualidade estão a tornar-se mais robustos, acessíveis e fáceis de utilizar do que nunca. Neste artigo, iremos discutir como a implementação destes sistemas pode beneficiar as equipas de controlo de qualidade, independentemente do setor.
Os Benefícios dos Sistemas de Inspeção de Qualidade para o seu Negócio
Uma das principais razões pelas quais as empresas recorrem a sistemas de inspeção de qualidade é para ajudar a reduzir o tempo de revisão, acelerando assim todo o processo de controlo de qualidade e permitindo que os produtos cheguem ao mercado mais rapidamente. Ao centralizar as inspeções e permitir que os utilizadores detetem erros numa fase inicial (ou seja, antes da impressão), os sistemas de inspeção de qualidade agilizam o processo de controlo de qualidade sem comprometer o resultado final.
A comparação automática de amostras com ficheiros aprovados pelo cliente garante que diferenças como erros de texto, ortografia, grafismo e códigos de barras sejam detetadas imediatamente. Isto ajuda a evitar inspeções adicionais a jusante, que podem ser ineficientes e levar a perdas de tempo. De facto, muitos departamentos de qualidade que implementaram este tipo de tecnologia conseguiram reduzir o seu tempo de revisão para metade, passando muitas vezes de horas de inspeção para apenas alguns segundos.
“Sem perder horas com revisões, os trabalhos habituais chegam ao mercado 3 a 5 dias mais cedo, gerando um aumento de receita e permitindo-nos focar na relação com os nossos clientes.” - Vince Nocella, CRW Graphics
A gestão dos ciclos de revisão é outra vantagem da transição para sistemas de inspeção de qualidade uma vez que quaisquer erros ocorridos entre as fases podem ser identificados de imediato. Desde a fase de criação de textos e design até à pré-impressão, impressão e entrega ao cliente, a tecnologia de inspeção ajuda a garantir que não existem atrasos entre departamentos.
Isto cria um processo de revisão mais colaborativo, melhorando a comunicação com relatórios de inspeção abrangentes que permitem aos revisores partilhar informações entre ciclos de revisão. Os utilizadores podem deixar comentários e anotações nos relatórios de inspeção para comparar com versões anteriores, garantindo que as alterações corretas foram efetuadas.
Crescimento exponencial do negócio
O crescimento do negócio é outra grande vantagem da implementação de um sistema de inspeção de qualidade. Para certos setores, como o das Agências de Marketing e Criativas, um desafio comum é concluir os trabalhos dentro do prazo estipulado pelo cliente.
Eliminar atrasos no processo de revisão significa que as empresas deixam de ter de lidar com a gestão de horas de trabalho e orçamento. Isto dá-lhes a capacidade de aceitar mais projetos, ajudando-as a fazer crescer o seu negócio exponencialmente. Os sistemas de inspeção de qualidade também podem ajudar a distinguir a sua empresa da concorrência ao utilizá-los para posicionar-se como líder do setor em controlo de qualidade e automação.
As gráficas, por exemplo, podem utilizar a tecnologia de inspeção de qualidade para abrir portas a novas oportunidades de negócio, demonstrando aos potenciais clientes que estão dispostas a investir em sistemas que proporcionam uma camada extra de segurança. Produzir etiquetas e embalagens da mais alta qualidade reduz o risco de reimpressões dispendiosas, ou até de recolhas, poupando tempo, dinheiro e potenciais danos à reputação dos clientes.
A tecnologia de inspeção verificada dá aos seus clientes a garantia adicional de que estão a ser realizados controlos de qualidade exaustivos nas suas instalações de produção, assegurando que o seu trabalho mais importante está protegido. "A [tecnologia de inspeção de qualidade] mostra aos clientes e potenciais clientes que estamos a fazer tudo o que está ao nosso alcance para garantir que os trabalhos são feitos corretamente logo à primeira", afirma Josh Jenks, Diretor de Vendas Técnicas na Target Label.
Poupança de custos
Para além de causar danos graves à imagem da sua marca, deixar passar um erro crítico pode ter implicações financeiras significativas. Quando um erro é detetado em etiquetas ou embalagens, as empresas podem ter de recolher o produto, o que lhes custa milhares de euros e as deixa com lotes inteiros de inventário invendável.
“Os [sistemas de inspeção de qualidade] salvaram-nos de uma enorme recolha que poderia ter levado a nossa empresa à falência”, afirma um inspetor de controlo de qualidade na indústria farmacêutica. “Melhorou a qualidade geral na linha de produção e reduziu as reclamações e devoluções dos nossos clientes”.
Ao detetar até os erros mais pequenos antes de serem impressos, o seu departamento de qualidade pode ter a certeza de que tudo o que sai da fábrica é 100% preciso. Muitas vezes, não é um erro grave de embalagem que acaba por custar dinheiro a uma marca. Até algo tão simples como um código de barras com defeito pode ser problemático.
Uma impressão deficiente do código de barras ou a distorção do código de barras pode afetar a sua legibilidade e, como qualquer marca sabe, códigos de barras ilegíveis no ponto de venda resultam em perda de receita. O software de inspeção de qualidade pode verificar e classificar todos os códigos de barras antes de serem impressos, protegendo a sua embalagem de códigos de barras defeituosos sem ter de digitalizar manualmente cada um deles.
Isto pode ajudar a sua empresa a maximizar as receitas de vendas, garantindo que todos os produtos que chegam às prateleiras das lojas podem ser corretamente lidos na caixa. A gestão de materiais pode também ser uma fonte de preocupação financeira para qualquer empresa que lide com embalagens. O excesso de desperdício de impressão , por exemplo, pode custar tempo e dinheiro às empresas, uma vez que quaisquer erros cometidos durante o processo de impressão terão de ser corrigidos com recursos adicionais.
Quando se consideram os custos de impressão, como tinta, custos de armazenamento, portes e mão de obra, quaisquer reimpressões causadas por erros podem ter sérias implicações financeiras. Os sistemas de inspeção de qualidade eliminam o risco de erros de impressão e problemas de formatação que resultam em perda de tempo e desperdício de materiais.
A gestão eficaz da prevenção de desperdícios com controlo de qualidade automatizado permite-lhe conduzir o negócio de forma mais sustentável, ajudando a melhorar o seu impacto ambiental e financeiro.
Encurte os ciclos de aprovação
Para além de reduzir o tempo de colocação no mercado, a tecnologia de inspeção de qualidade acelera o processo de aprovação ao eliminar a necessidade de deslocações entre instalações de produção para obter aprovações.
Estes sistemas armazenam todas as informações de inspeção relevantes para serem acompanhadas na plataforma, centralizando o feedback e garantindo a responsabilidade de cada inspeção. Sem terem de marcar manualmente cada prova ou documento, os revisores podem atribuir níveis e comentários às revisões.
Isto permite que a sua equipa de qualidade seja totalmente transparente com os clientes relativamente aos tipos de diferenças encontradas entre os ficheiros Master e de Amostra. Ao registar digitalmente todos os resultados das inspeções através de relatórios de inspeção abrangentes, todas as alterações podem ser comunicadas eficazmente às principais partes interessadas para um ciclo de aprovação mais rápido.
Com estes relatórios de inspeção, os clientes ou outras partes interessadas têm a garantia de que foram implementadas medidas de controlo de qualidade adequadas e que as alterações necessárias foram efetuadas.
Começar a utilizar sistemas de inspeção de qualidade
À medida que a concorrência entre marcas se torna mais acentuada, as empresas enfrentam uma pressão constante para proteger a sua imagem e reputação, sendo vistas como inovadoras ou líderes de mercado. Por sua vez, as linhas de produtos estão a expandir-se e as marcas estão a começar a introduzir os seus produtos em novos mercados, aumentando assim o volume de produção.
Isto pode tornar o processo de controlo de qualidade mais difícil de gerir, à medida que se torna cada vez mais complexo. Com o aumento da carga de trabalho dos revisores e de outros membros dos departamentos de controlo de qualidade, aumenta também o risco de erros que podem chegar às mãos dos consumidores.
Felizmente, os sistemas de inspeção de qualidade estão a tornar-se mais acessíveis e amplamente implementados numa variedade de setores. Embora o custo inicial de implementação de um sistema de inspeção de qualidade possa parecer elevado em comparação com a manutenção do status quo da revisão manual, a poupança de tempo e custos em mão de obra e design gráfico torna o investimento compensador.
Por exemplo, mais de 75% dos revisores que utilizam o software de inspeção de qualidade da GlobalVision conseguiram recuperar o seu investimento inicial no prazo de dois anos. À medida que as normas de rotulagem e embalagem continuam a evoluir, também aumenta a necessidade de implementar soluções tecnológicas eficazes, como a inspeção de qualidade automatizada.
Estes sistemas não só beneficiam as equipas de controlo de qualidade pelas razões mencionadas ao longo deste artigo, como também ajudam a melhorar os processos e a produtividade em toda a sua organização, tornando a transição de manual para controlo de qualidade automatizado uma que vale a pena.
Para saber mais sobre as vantagens de implementar um sistema de controlo de qualidade, solicite uma demonstração do GlobalVision aqui.
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O que os nossos clientes pensam das nossas ferramentas de revisão:
“O GlobalVision resultou numa poupança de tempo de, pelo menos, 50% na revisão de textos na impressão, em comparação com a inspeção visual das folhas. Quanto mais folhas existirem, maior é a poupança de tempo que conseguimos observar” - Dave Mickiewicz, Diretor de Vendas na General Converting Inc.
