La digitalización es inevitable, como todos sabemos. No obstante, los manuales impresos ofrecen ventajas específicas sobre los textos digitales que las empresas utilizan para la formación de su personal. Prácticamente todas las encuestas especializadas revelan que las propiedades de la documentación impresa, como la portabilidad, la legibilidad y la rapidez con la que se pueden asimilar grandes cantidades de información, hacen de los manuales impresos la opción preferida para la mayoría de los lectores.
Leer un manual impreso también aumenta el compromiso, lo que a su vez se traduce en un mejor resultado de la formación. Podemos comparar un manual de formación con un anuncio que busca atraer y retener la atención de su público objetivo. En este caso, el público está formado por sus empleados, quienes deben mantenerse concentrados durante las sesiones de formación y adquirir la mayor cantidad posible de conocimientos duraderos.
Cómo el cerebro procesa los formatos impresos y digitales
Eche un vistazo a la siguiente tabla, que procede de una encuesta realizada por la Universidad de Temple para el Servicio Postal de EE. UU. y compara el rendimiento de los materiales impresos y digitales. Los investigadores han estudiado los efectos de los anuncios en la audiencia, pero los mismos principios y resultados se aplican a los documentos impresos y digitales en general.
Cómo el contenido en papel afecta a nuestro cerebro
Si desea que sus empleados procesen la información que les presenta más rápidamente, los documentos digitales son una mejor opción, según la encuesta. Pero usted busca mucho más de la formación corporativa o profesional. Al observar los resultados de la encuesta, vemos que los documentos impresos, incluidos los manuales impresos, mantienen a los lectores comprometidos durante más tiempo. Además, los encuestados informan que recuerdan muchos más detalles sobre el tema que aprendieron a través de medios impresos una semana después de haber visto la información. Teniendo en cuenta que los encuestados tienen aproximadamente la misma preferencia por los medios impresos y digitales y han asimilado aproximadamente la misma cantidad de información, entonces definitivamente debería optar por el formato que crea recuerdos más duraderos sobre el tema que está formando. Y este formato resulta ser el de los manuales impresos.
Por muchas razones, nuestro cerebro procesa mejor la documentación impresa que los formatos digitales y produce recuerdos más duraderos cuando se trata de manuales impresos. Claro, lo digital todavía tiene ventajas cuando se trata de información interactiva o pantallas animadas, pero todos tendemos a recordar más información y durante más tiempo después de verla en medios impresos.
Atributos de los manuales impresos y sus equivalentes digitales
Veamos ahora algunos atributos principales de la documentación impresa y en línea, y luego intentemos determinar qué propiedades de cada una ofrecen beneficios cuando se requiere una mejor formación para los empleados.
Una ventaja importante de los manuales impresos es su portabilidad. A pesar de la digitalización generalizada y la disponibilidad de internet, todavía existen muchos escenarios en los que los documentos en línea o digitales son inaccesibles o demasiado lentos para ser útiles. Lo digital está bien cuando se imparte una sesión de formación en una sede de Nueva York, pero apenas es útil si se está formando a los empleados en el campo o en zonas remotas.
Luego están las preferencias de los lectores en cuanto a leer una copia impresa frente a documentos electrónicos. Una encuesta realizada por el Wall Street Journal revela que la mayoría de los usuarios de internet de EE. UU. simplemente prefieren los libros impresos en comparación con los libros electrónicos y otros documentos digitales.
Porcentaje de personas que prefieren el formato impreso a los libros electrónicos
Como puede ver, un total del 79 por ciento de los usuarios en línea de EE. UU. leen más o la misma cantidad de libros impresos en comparación con los libros electrónicos. Un buen número de usuarios seguirá imprimiendo y luego leyendo un documento en línea o digital si tienen la opción.
Esto es especialmente cierto para la documentación extensa que contiene más de unos pocos párrafos o, digamos, de 800 a 1.000 palabras. Se podría argumentar que los usuarios más jóvenes se sienten más cómodos con los documentos digitales y los manuales en línea, pero aún así se debería explicar por qué todas las personas crean recuerdos más duraderos al usar manuales impresos. No es el momento de profundizar en aspectos avanzados de la neurociencia, pero tenemos una gran cantidad de investigaciones y datos de encuestas que confirman que los manuales impresos producen mejores resultados cuando se necesita que sus empleados se concentren en el tema de su formación y también recuerden numerosos detalles específicos.
La investigación científica también revela que leer en papel es aproximadamente un 30 por ciento más rápido en comparación con leer en pantalla. Esto significa que los manuales impresos son más claros, en comparación con sus equivalentes digitales, especialmente al leer en una pantalla pequeña como las de los dispositivos móviles.
Los manuales son para uso continuo y no son materiales de formación de una sola vez. La mayoría de sus empleados necesitarán consultar estos manuales de vez en cuando y hay muchos escenarios en los que leer la información en una pantalla no es aconsejable.
Ni siquiera estamos hablando de emergencias aquí. Obviamente, no tendrá su manual en línea disponible en caso de un corte de energía, por ejemplo, pero puede tener su manual impreso a mano en cualquier momento, una vez que haya completado el curso de formación en cuestión. Sí, puede perder o dañar su manual impreso, pero definitivamente es más "disponible" en comparación con los documentos digitales que dependen de fuentes de energía, redes y/o conexiones a otros dispositivos.
Consideraciones finales
No debe dar por sentado que los manuales impresos producen mejores resultados al capacitar a los empleados. Por ejemplo, si necesita actualizar un manual semanalmente, un formato digital puede ser la mejor opción.
Afortunadamente, existen opciones de inspección automatizada para evitar la necesidad de corregir errores continuamente, en una amplia variedad de formatos, incluyendo documentos digitales y en papel, antes de que se publiquen/impriman. Los errores abarcan desde faltas de ortografía comunes hasta discrepancias de texto entre revisiones que son fácilmente detectadas por software especializado. Independientemente del formato, la accesibilidad, además del contenido, es primordial. En muchos sentidos, los manuales impresos son simplemente más accesibles que los digitales.
Los manuales impresos ayudan a sus empleados a recordar la información necesaria durante más tiempo y también a mantener su atención en el tema que está enseñando. Dado que la mayoría de los cursos de formación corporativa y profesional implican un gran volumen de información y detalles muy específicos, sería una buena opción optar por manuales impresos para obtener mejores resultados.
Sobre el autor
Ryan Stevens es un experto en impresión que disfruta compartiendo conocimientos del sector con entusiastas de la impresión en toda la web. Como director ejecutivo de Replica Printing Inc., Ryan está involucrado a diario con todos los principales estilos y opciones de impresión.
