Normalisatie

Risico's

Als het besturingssysteem niet gestandaardiseerd is, kan dit een negatief effect hebben op de bestanden, de kleur en de kopie. 

‍

Kwesties

• Inconsistente bestandskwaliteit tussen verschillende afdelingen binnen je organisatie
• Inconsistente bestandskwaliteit van je  leveranciers, inclusief printers, prepress huizen, marketingbureaus en meer.
• Verschillende softwaretoepassingen kunnen zich anders gedragen.
• Onvermogen om bestanden of installatie software te openen.
• Corruptie van bestanden en compatibiliteitsproblemen.

‍

Voorbeeld

Oplossing

Do:

• Standaardeer dezelfde versie van een besturingssysteem in het hele bedrijf.
• Normaal dezelfde versie van een besturingssysteem met alle leveranciers.
• Zorg ervoor dat alle teams worden gecoördineerd bij het bijwerken van besturingssystemen, zodat iedereen aan dezelfde versie van een systeem werkt.
• Zorg ervoor dat het gekozen besturingssysteem compatibel is met uw kritische  softwaretoepassingen.
• Bekijk toekomstige softwarebehoeften en upgrades.

‍

Niet:

• Behoud verschillende besturingssystemen in uw bedrijf.

• Wordt vergrendeld in een verouderde versie die opkomende  mogelijk niet ondersteunt.

technologieën.

‍

Tips 

Maak een assetvoorraad formulier; Zie Appendix 04.

‍

Risico's

Als softwares niet regelmatig worden bijgewerkt, kunnen bestanden niet correct en onverwacht worden geopend en kunnen wijzigingen in de lay-out plaatsvinden. 

‍

Kwesties

Zonder een regelmatig bijwerkingsschema kunnen diverse afdelingen verschillende 

versies van dezelfde software. Dit kan problemen veroorzaken bij het openen van bestanden en onverwachte wijzigingen in de lay-out veroorzaken.

‍

Voorbeeld

Oplossing

Do:

• Maak een asset voorraad.
• Handhaaf een upgrade schema.
• Upgrade alle afdelingen op hetzelfde moment.
• Identificeer integratieproblemen.
• Verleng ondersteunings- en dienstencontracten.
• Houd uw technologie up-to-date.

‍

Niet:

• Upgrade verschillende afdelingen op verschillende tijdstippen.
• Individuele gebruikers toestaan te upgraden.
• Ondersteun meerdere versies van applicatie-software.

‍

Tips

Maak een asset voorraad formulier; Zie Appendix 04. 

‍

Risico's

Als werkversies van een software niet gestandaardiseerd zijn, kunt u een bestand niet openen, bestanden kunnen niet goed worden geopend, of je kunt wijzigingen in lay-outs ervaren.

‍

Kwesties

• Verschillende afdelingen hebben mogelijk verschillende versies van hetzelfde softwareprogramma. 
• Eerdere versies zijn mogelijk niet compatibel met nieuwere versies van dezelfde software.

‍

Voorbeeld

Oplossing

Do:

• Standardize van één versie van een software in de hele organisatie.
• Koop oplossingen die binnen de bestaande IT-infrastructuur passen.
• Verkrijg programma's die de waarde van bestaande infrastructuur kunnen vergroten.

‍

Niet:

• Gebruik verschillende versies van een software.
• Individuele gebruikers toestaan hun eigen software te downloaden.
• Ondersteun meerdere versies van een softwareapplicatie.

Tips

Maak een asset voorraad formulier; Zie Appendix 04. 

‍

Risico

Als de ontwerpsoftware niet gestandaardiseerd is, kunnen bestanden niet goed worden geopend, wat leidt tot onverwachte kleur-, letter- en kerningsproblemen.

‍

Kwesties

Verschillende ontwerptoepassingen zijn niet altijd compatibel met elkaar. Het ontwerp dat in één toepassing is gemaakt, zoals QuarkXPress door Quark, ziet er mogelijk totaal anders uit in een andere toepassing, zoals Adobe InDesign en InCopy. Kleuren, tabellen en afstand van tekens komen mogelijk niet hetzelfde. Bovendien kan het omzetten van bestanden van de ene ontwerptoepassing naar een andere corrupte bestanden veroorzaken.

‍

Voorbeeld

Oplossing

Do: 

• Standardize en gebruik één versie van een ontwerptoepassing.
• Gebruik alleen gecertificeerde omzettingsgereedschappen.
• Controleer de integriteit van het bestand.
• De standaard ontwerpsoftware van de industrie voorrang geven om compatibiliteit te garanderen.

‍

Don’t: 

• Gebruik verschillende versies van een design applicatie.
• Individuele gebruikers toestaan hun eigen software te downloaden.
• Zorg dat je vastzit in een oplossing die mogelijk snel verouderd is.

‍

Tips 

Create an asset inventory form; See Appendix 04.

‍

Risico

Vermeende communicatiekanalen kunnen in een marketingafdeling operationele inefficiënties veroorzaken.

‍

Kwesties

• Kostbare fouten.
• Verminderde innovatie en creativiteit.
• Redundantie over klaar werk.

‍

Voorbeeld

Oplossing

‍

Do: 

• Gebruik gezamenlijke hulpmiddelen.
• Lokale en globale projectleden meenemen tijdens het communiceren van 

Projectupdates en wijzigingen.

• Houd een terugkerende vergadering van bedrijven vast om updates voor bedrijf te communiceren.
• Update marketingtools en informeer alle stakeholders 
• Werk samen tussen teamleden en afdelingen.
• Volg gestandaardiseerde brandingsrichtlijnen. 

‍

Don’t: 

• Gebruik siloed tools, bronnen en processen ten opzichte van andere afdelingen.
• Werk geïsoleerd van andere teamleden en -afdelingen.

‍

Tips

De volgende instrumenten kunnen worden gebruikt om de communicatie in bedrijven te verbeteren:

• Projectbeheer-hulpmiddelen (bijv. Asana, Trello, etc.)
• Samenwerkingspakketten (bijv. Google Workspace, Microsoft 365, etc.) 
• CRM systemen (bijv. Verkoop)
• In-app communicatie (bijv. Microsoft Teams, Slack, etc.)
• Werknemer Feedback Tools (bijv. SurveyMonkey, TINYpulse, etc.)

‍

‍