Estandarización

Riesgos

Si el sistema operativo no está estandarizado, esto puede tener un efecto adverso sobre el diseño, el color y la copia. 

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Problemas

• Calidad inconsistente del archivo en varios departamentos de su organización
• Calidad inconsistente en el archivo a través de sus proveedores  incluyendo impresoras, prepresionar casas, agencias de marketing y más.
• Diferentes aplicaciones de software pueden comportarse de forma diferente.
• Inposibilidad de abrir archivos o instalar software.
• Corrupción de archivos y problemas de compatibilidad.

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Ejemplo

Solución

Hacer:

• Estandarizar la misma versión de un sistema operativo en toda la empresa.
• Estandarizar la misma versión de un sistema operativo con todos los proveedores.
• Asegúrese de que todos los equipos estén coordinados al actualizar los sistemas operativos para que todos estén trabajando en la misma versión de un sistema.
• Asegúrese de que el sistema operativo elegido es compatible con sus aplicaciones críticas  software.
• Consideremos las necesidades y actualizaciones futuras de software.

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No:

• Mantener diferentes sistemas operativos en toda su empresa.

• Se bloquea en una versión desactualizada que puede que no sea compatible con 

tecnologías.

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Consejos 

Crear un formulario de inventario de activos; Ver el Apéndice 04.

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Riesgos

Si los programas no se actualizan regularmente, es posible que los archivos no se abran correctamente y puedan producirse cambios inesperados en el contenido y el diseño. 

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Problemas

Sin una programación regular de actualización, varios departamentos pueden tener diferentes 

versiones del mismo software. Esto puede causar problemas al intentar abrir archivos y causar cambios inesperados en el contenido y el diseño.

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Ejemplo

Solución

Hacer:

• Crear un inventario de activos.
• Mantener un programa de actualizaciones.
• Actualizar todos los departamentos al mismo tiempo.
• Identificar problemas de integración.
• Renovar contratos de apoyo y servicios.
• Mantenga su tecnología actualizada.

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No:

• Mejorar diferentes departamentos en diferentes momentos.
• Permitir a usuarios individuales actualizar.
• Soporta múltiples versiones de software de aplicación.

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Consejos

Crear un formulario de inventario de activos; Ver el Apéndice 04. 

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Riesgos

Si las versiones funcionales de un software no están estandarizadas, es posible que no pueda abrir un archivo es posible que no se abran correctamente, o que experimentes cambios de diseño.

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Problemas

• Diferentes departamentos pueden tener diferentes versiones del mismo programa de software. 
• Las versiones anteriores pueden no ser compatibles con las versiones más recientes del mismo software.

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Ejemplo

Solución

Hacer:

• Estandarizar en una versión de un software a través de la organización.
• Compre soluciones que encajen dentro de la infraestructura de TI existente.
• Adquirir programas que puedan mejorar el valor de la infraestructura existente.

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No:

• Utilice diferentes versiones de un software.
• Permite a los usuarios descargar su propio software.
• Soporta múltiples versiones de una aplicación de software.

Consejos

Crear un formulario de inventario de activos; Ver el Apéndice 04. 

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Riesgo

Si el software de diseño no está estandarizado, es posible que los archivos no se abran correctamente, resultando en problemas inesperados de color, fuente y enrollado.

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Problemas

Las diferentes aplicaciones de diseño no siempre son compatibles entre sí. Los diseños creados en una aplicación como QuarkXPress by Quark pueden parecer completamente diferentes en otra como Adobe InDesign e InCopy. Los colores, las tablas y el espaciado de caracteres pueden no aparecer iguales. Además, convertir archivos de una aplicación de diseño a otra puede corromper archivos.

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Ejemplo

Solución

Hacer: 

• Estandarizar y utilizar una versión de una aplicación de diseño.
• Utilizar sólo herramientas de conversión certificadas.
• Inspeccionar la integridad del archivo.
• Priorizar los programas de diseño estándar de la industria para asegurar la compatibilidad.

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No: 

• Utilice diferentes versiones de una aplicación de diseño.
• Permite a los usuarios descargar su propio software.
• Encerrarse en una solución que puede quedar anticuada rápidamente.

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Consejos 

Crear un formulario de inventario de activos; Ver el Apéndice 04.

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Riesgo

Los canales de comunicación silenciados pueden crear ineficiencias operativas en un departamento de marketing.

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Problemas

• Errores costosos.
• Disminución de la innovación y la creatividad.
• Redundancia en relación con el trabajo realizado.

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Ejemplo

Solución

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Hacer: 

• Usar herramientas colaborativas.
• Incluya a los miembros del equipo local y global al comunicar 

actualizaciones y cambios del proyecto.

• Mantenga una reunión de empresa recurrente para comunicar las actualizaciones de toda la compañía.
• Actualizar herramientas de marketing e informar a todos los interesados 
• Colaborar entre los miembros del equipo y los departamentos.
• Siga las directrices de marca estandarizadas. 

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No: 

• Utilizar herramientas, recursos y procesos silenciados en relación con otros departamentos.
• Trabajar aisladamente de otros miembros y departamentos del equipo.

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Consejos

Las siguientes herramientas se pueden utilizar para mejorar las comunicaciones en las empresas:

• Herramientas de gestión de proyectos (por ejemplo, Asana, Trello, etc.)
• Colaboración Suites (por ejemplo, Google Workspace, Microsoft 365, etc.) 
• Sistemas CRM (p. ej., Salesforce)
• Comunicación dentro de la aplicación (por ejemplo, equipos de Microsoft, Slack, etc.)
• Herramientas de retroalimentación de los empleados (p. ej., Encuestas, Monos, TINYpulse, etc.)

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