Normalizzazione

Rischi

Se il sistema operativo non è standardizzato, questo può avere un effetto negativo sulla grafica, il colore e la copia. 

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Problemi

• Qualità dei file incoerente in vari reparti all'interno della vostra organizzazione
• Qualità dei file incoerente tra i vostri fornitori  comprese stampanti, case di prepressa, agenzie di marketing e altro ancora.
• Diverse applicazioni software possono comportarsi in modo diverso.
• Incapacità di aprire file o installare software.
• Corruzione dei file e problemi di compatibilità.

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Esempio

Soluzione

Da:

• Standardizzare la stessa versione di un sistema operativo in tutta la società.
• Standardizzare la stessa versione di un sistema operativo con tutti i fornitori.
• Assicurarsi che tutti i team siano coordinati quando si aggiornano i sistemi operativi in modo che tutti stiano lavorando sulla stessa versione di un sistema.
• Assicurati che il sistema operativo scelto sia compatibile con le tue applicazioni software  critiche.
• Considera le esigenze e gli aggiornamenti futuri del software.

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Non Fare:

• Mantenere diversi sistemi operativi in tutta la vostra azienda.

• Entra bloccato in una versione obsoleta che potrebbe non supportare l'emergente 

tecnologie.

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Suggerimenti 

Create an Asset Inventory Form; See Appendix 04.

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Rischi

Se i software non vengono aggiornati regolarmente, i file potrebbero non essere aperti correttamente e potrebbero verificarsi cambiamenti di contenuto e layout imprevisti. 

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Problemi

Senza un regolare programma di aggiornamento, vari dipartimenti possono avere diversi 

versioni dello stesso software. Questo può causare problemi quando si tenta di aprire i file e causare cambiamenti imprevisti di contenuto e layout.

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Esempio

Soluzione

Da:

• Crea un inventario degli asset.
• Mantenere un programma di aggiornamento.
• Aggiorna tutti i reparti allo stesso tempo.
• Identificare i problemi di integrazione.
• Rinnovare i contratti di supporto e servizi.
• Mantieni aggiornata la tua tecnologia.

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Non Fare:

• Aggiorna diversi reparti in tempi diversi.
• Permetti ai singoli utenti di aggiornarsi.
• Supporta più versioni del software applicativo.

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Suggerimenti

Creare un modulo di inventario delle risorse; Vedere Appendice 04. 

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Rischi

Se le versioni di funzionamento di un software non sono standardizzate, potresti non essere in grado di aprire un file, i file potrebbero non essere aperti correttamente, o si potrebbero verificare modifiche di layout.

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Problemi

• Diversi reparti possono avere versioni diverse dello stesso programma software. 
• Le versioni precedenti potrebbero non essere compatibili con le versioni più recenti dello stesso software.

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Esempio

Soluzione

Da:

• Standardizzare su una versione di un software in tutta l'organizzazione.
• Compra soluzioni che si adattano all'infrastruttura IT esistente.
• Acquisisci programmi che possono migliorare il valore dell'infrastruttura esistente.

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Non Fare:

• Usa diverse versioni di un software.
• Consenti ai singoli utenti di scaricare il proprio software.
• Supporta più versioni di un'applicazione software.

Suggerimenti

Creare un modulo di inventario delle risorse; Vedere Appendice 04. 

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Rischio

Se il software di progettazione non è standardizzato, i file potrebbero non essere aperti correttamente, con conseguente inaspettato colore, carattere e problemi di kerning.

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Problemi

Le diverse applicazioni progettuali non sono sempre compatibili tra loro. I disegni creati in un'applicazione come QuarkXPress by Quark possono sembrare completamente diversi in un'altra applicazione, come Adobe InDesign e InCopy. I colori, le tabelle e la spaziatura dei caratteri potrebbero non apparire uguali. Inoltre, la conversione di file da un'applicazione di progettazione a un'altra può danneggiare i file.

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Esempio

Soluzione

Do: 

• Standardizzare e utilizzare una versione di un'applicazione di progettazione.
• Utilizzare solo strumenti di conversione certificati.
• Ispeziona l'integrità dei file.
• Dare priorità ai software di progettazione standard del settore per garantire la compatibilità.

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Don’t: 

• Usa diverse versioni di un'applicazione di design.
• Consenti ai singoli utenti di scaricare il proprio software.
• Entra bloccato in una soluzione che potrebbe diventare superata rapidamente.

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Suggerimenti 

Creare un modulo di inventario delle risorse; Vedere Appendice 04.

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Rischio

I canali Siloed di comunicazione possono creare inefficienze operative in un dipartimento di marketing.

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Problemi

• Costosi errori.
• Diminuzione dell'innovazione e della creatività.
• Ridondanza per quanto riguarda il lavoro completato.

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Esempio

Soluzione

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Do: 

• Utilizzare strumenti collaborativi.
• Includi i membri del team di progetto locali e globali quando comunica 

aggiornamenti e modifiche del progetto.

• Mantenere una riunione aziendale ricorrente per comunicare gli aggiornamenti a livello aziendale.
• Aggiornare gli strumenti di marketing e informare tutte le parti interessate 
• Collabora tra i membri del team e i reparti.
• Segui le linee guida di branding standardizzate. 

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Don’t: 

• Usa strumenti, risorse e processi siloizzati rispetto ad altri reparti.
• Lavora in isolamento da altri membri del team e dipartimenti.

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Suggerimenti

I seguenti strumenti possono essere utilizzati per migliorare le comunicazioni nelle imprese:

• Strumenti di gestione del progetto (ad es. Asana, Trello, ecc.)
• Collaboration Suites (es. Google Workspace, Microsoft 365, ecc.) 
• Sistemi CRM (ad es. Salesforce)
• Comunicazione in-app (ad es. team Microsoft, Slack, ecc.)
• Strumenti di Feedback Dipendente (es. SurveyMonkey, TINYpulse, ecc.)

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