Normalização

Riscos

Se o sistema operacional não estiver padronizado, isso pode ter um efeito adverso na obra de arte, cor e copie. 

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Solicitações

• Qualidade de arquivo inconsistente em vários departamentos da sua organização
• Qualidade de arquivo inconsistente entre os fornecedores  incluindo impressoras, pré-instalações, agências de marketing e muito mais.
• Aplicações de software diferentes podem se comportar de maneira diferente.
• Incapaz de abrir arquivos ou instalar software.
• Corrupção de arquivos e problemas de compatibilidade.

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Exemplo

Soluções

Fazer

• Normaliza a mesma versão de um sistema operacional em toda a empresa.
• Normaliza a mesma versão de um sistema operacional com todos os fornecedores.
• Garanta que todos os times sejam coordenados ao atualizar os sistemas operacionais, então todos estão trabalhando na mesma versão de um sistema.
• Certifique-se de que o sistema operacional escolhido seja compatível com seus aplicativos críticos  software.
• Considere futuras necessidades e atualizações de software.

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Não:

• Mantenha sistemas operacionais diferentes em toda a sua empresa.

• Bloqueado em uma versão desatualizada que pode não suportar o aparecimento 

tecnologias.

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Dicas 

Crie um formulário de inventário de ativo; Ver Apêndice 04.

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Riscos

Se softwares não forem atualizados regularmente, arquivos podem não abrir corretamente e mudanças de layout podem ocorrer. 

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Solicitações

Sem um calendário de atualizações regular, vários departamentos podem ter diferentes 

versões do mesmo software. Isto pode causar problemas ao tentar abrir arquivos e causar alterações inesperadas de conteúdo e layout.

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Exemplo

Soluções

Fazer

• Cria um inventário de ativos.
• Mantenha um cronograma de atualização.
• Melhorar todos os departamentos ao mesmo tempo.
• Identifique problemas de integração.
• Renovar contratos de apoio e serviços.
• Mantenha sua tecnologia atualizada.

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Não:

• Atualize diferentes departamentos em momentos diferentes.
• Permitir que usuários individuais atualizem.
• Suporte a várias versões do software de aplicação.

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Dicas

Crie um formulário de inventário de ativo; Ver Apêndice 04. 

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Riscos

Se versões funcionais de um programa não estiverem padronizadas, talvez você não possa abrir um arquivo arquivos podem não abrir corretamente, ou você pode experimentar mudanças de layout.

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Solicitações

• Diferentes departamentos podem ter versões diferentes do mesmo programa de software. 
• Versões anteriores podem não ser compatíveis com versões mais recentes do mesmo software.

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Exemplo

Soluções

Fazer

• Normalize uma versão de um software por toda a organização.
• Compre soluções que se encaixem na infraestrutura de TI existente.
• Adquira programas que possam melhorar o valor da infraestrutura existente.

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Não:

• Use diferentes versões de um software.
• Permitir que usuários individuais baixem o seu próprio software.
• Suporta várias versões de uma aplicação de software.

Dicas

Crie um formulário de inventário de ativo; Ver Apêndice 04. 

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Risco

Se o software de design não estiver padronizado, arquivos podem não abrir corretamente, resultando em cores inesperadas, fontes e problemas de geração.

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Solicitações

Diferentes aplicações de design nem sempre são compatíveis entre si. Os projetos criados em uma aplicação como QuarkXPress por Quark podem parecer completamente diferentes em outra como o Adobe InDesign e InCopy. Cores, tabelas e espaçamento de caracteres podem não aparecer iguais. Além disso, converter arquivos de um aplicativo de design para outro pode corromper arquivos.

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Exemplo

Soluções

Do: 

• Normalize e utilize uma versão de um aplicativo de design.
• Utilize apenas ferramentas de conversão certificada.
• Inspecionar integridade arquivo.
• Priorizar softwares de design padrão do setor para garantir compatibilidade.

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Não: 

• Use diferentes versões de um aplicativo de design.
• Permitir que usuários individuais baixem o seu próprio software.
• Fique preso numa solução que pode ficar desatualizada rapidamente.

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Dicas 

├Criar um formulário de inventário de ativos; Ver Apêndice 04.

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Risco

Canais de comunicação silenciados podem criar ineficiências operacionais num departamento de marketing.

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Solicitações

• Erros caros.
• Inovação e criatividade diminuída.
• Redundância em relação ao trabalho concluído.

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Exemplo

Soluções

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Do: 

• Usar ferramentas colaborativas.
• Incluir membros da equipe do projeto locais e globais ao comunicar 

atualizações e alterações do projeto.

• Realize uma reunião periódica da empresa para comunicar atualizações de toda a empresa.
• Atualize as ferramentas de marketing e informe todas as partes interessadas 
• Colaborar entre os membros e departamentos da equipe.
• Seguir diretrizes de marca padronizada. 

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Não: 

• Use ferramentas, recursos e processos relativos a outros departamentos.
• Trabalhe isoladamente de outros membros e departamentos da equipe.

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Dicas

As seguintes ferramentas podem ser usadas para melhorar as comunicações nas empresas:

• Ferramentas de Gerenciamento de Projetos (por exemplo, Asana, Trello, etc.)
• Suites de Colaboração (por exemplo, Google Workspace, Microsoft 365, etc.) 
• Sistemas de CRM (por exemplo, Salesforce)
• Comunicação no aplicativo (p. ex. Equipes Microsoft, Slack, etc.)
• Ferramentas de Feedback do Colaborador (por exemplo, SurveyMonkey, TINYpulse, etc.)

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