Mejores prácticas para revisar manualmente
¿No está listo para automatizar? Minimizar el riesgo adoptando estas mejores prácticas de revisión
Cuando se trata de revisión, siempre hay una posibilidad de que no estés listo para automatizar todavía. Aunque muchos recomiendan usar herramientas digitales como ayuda de revisión, es posible que no hayas encontrado la solución correcta aún. Puede que no sea el momento adecuado para invertir en un nuevo sistema de inspección digital o puede haber encontrado éxito consistente aferrándose a la revisión manual.
Incluso si eres rápido en la creencia de que lo que se ha probado es verdadero. todavía hay formas de mejorar drásticamente la eficiencia de sus procesos internos con pequeños ajustes. Para ayudarle, aquí hay una guía de las mejores técnicas para verificar los componentes impresos individuales por ojo con el fin de aumentar la eficacia:
Retroceder y Forzar entre el maestro y muestra
Probablemente es el primer instinto que tendrás cuando se te presente la tarea de asegurar la exactitud de una muestra impresa: Compara lo que ya ha sido aprobado, leyendo cada frase, palabra o incluso carácter, uno por uno, entre las dos copias. Probablemente sea la solución de mantenimiento más baja que se pueda pensar en términos de equipo requerido, pero lleva consigo el mayor riesgo de que los errores se echen de menos.
Basta con quitar los ojos una hoja e intentar encontrar la misma ubicación en otra una y otra vez, lo que hace una prueba de resistencia de proporciones épicas. La tarea a mano se vuelve aún más intensa en el probable caso de que las dos páginas no sean del mismo tamaño y reorientando los ojos cada vez que se hace más difícil.
En otras palabras, llega un punto en el que necesitamos descansar los ojos y tomar un descanso. Se calcula que treinta minutos son la cantidad máxima de tiempo cuando empezamos a perder el foco y necesitamos respirar. Incluso entonces, una vez actualizado, hay pocas garantías de que estás maximizando tu eficacia al haberlo ido solo.
Consigue un Socio de Revisión
Idealmente, podrías dejar la copia a un lado y volver a visitarla después de haberla pasado por alto inicialmente. Sin embargo, si estás en un plazo límite, revisar el envase o las etiquetas antes de enviarlas a la producción, el tiempo puede ser un lujo que su empresa no puede costear. Ir a un solo folleto comparando una muestra de la impresora con un maestro aprobado internamente, literalmente puede tomar horas. Un envío completo puede tomar días, si no más. Por lo tanto, se trata de aprovechar al máximo el tiempo que tienes.
Dado que las pausas se consideran necesarias para mantener cierta medida de eficiencia, considere la ayuda de un compañero de revisión. Hay una doble finalidad detrás de este acto. No sólo mantiene la mente relativamente fresca, permitiéndote cambiar tareas con tanta frecuencia, pero también le impide ver palabras que no están ahí.
Si estás probando muchas copias del mismo texto exacto de la impresora, corremos el riesgo de familiarizarnos demasiado con el contenido hasta el punto de ver lo que piensas que se va a escribir en lugar de lo que es realmente. Al trabajar con otra persona, usted reduce las posibilidades de que un error se desliza, porque usted tiene una red de seguridad. Las posibilidades de que dos o más personas pierdan el mismo error son pequeñas, especialmente si estás tomando turnos de lectura de la copia a la otra persona.
El principal inconveniente aquí es que todo el proceso suena más fácil de lo que es. No se trata sólo de leer la copia. La puntuación y las especificidades de cada personaje deben ser leídas también siempre que sea aplicable: cuando una letra está en mayúsculas o subrayada, etc. Por ejemplo, si estuvieras comprobando el envase de Apple, simplemente decir “manzana” estaría equivocado. Un revisor debe calificar la “a” como mayúsculas y las otras letras como minúsculas.
Incluso el tipo de paréntesis que se necesita aclarar cuando se lee a un socio para garantizar que ven exactamente lo mismo. También es necesario anunciar cambios en el tamaño de la fuente, cuando aumenta o disminuye. Efectivamente, leer a un socio significa leer carácter por carácter, que puede ser escalofriante cuando intentas no perderte ninguna información crítica, leyendo accidentalmente como lo harías normalmente.
Una forma de combatir esta inclinación es ir de carácter por carácter desde el final, en lugar del principio. Resuelve muchas de las cuestiones, pero, por desgracia, sacrifica tiempo para una mayor precisión.
Usar Acetates para revisar
En contraste, el uso de superposiciones de acetate transparentes, que pueden ser suministradas por la impresora, aborda con éxito la cuestión de la inmediatez. Lamentablemente, lo hacen a expensas de la precisión.
Un acetato es una impresión a escala de la obra de arte aprobada que se coloca en la parte superior de cada componente de embalaje a probar. Una vez que lo es, las diferencias entre ambos se hacen inmediatamente aparentes… en teoría. En verdad, los acetatos pueden ocultar fácilmente diferencias que revelarlas, cubriendo físicamente caracteres o partes de caracteres que accidentalmente se eliminaron durante el proceso de preparación de archivos.
Así, los acetatos sólo terminan ayudando a los revisores potencialmente encontrar la mitad de los errores. Esto no está teniendo en cuenta cómo el acetato en sí mismo necesita ser probado para la precisión o cómo este método sólo es efectivo cuando se superpone en pequeñas muestras. Una vez que se hacen más grandes, es más difícil mantenerlos en su lugar resultando en la necesidad de varios acetatos para probar un único componente de embalaje en secciones. Al igual que con los otros métodos mencionados anteriormente, hay algo claro de dar y tomar aquí.
Resolver el dilema de muestreo
La desafortunada realidad es que puede ser un 100 % eficaz para captar errores y la revisión en general. pero que todavía no puede impedir que los errores se consigan por usted. Los envíos de componentes de empaquetado desde la impresora rara vez pueden ser registrados en su totalidad debido a restricciones de tiempo. Esto lleva a la necesidad de elegir y luego probar las muestras seleccionadas, un proceso llamado muestreo.
El problema con el muestreo es, si trabajas fuera de una hoja de prensa con muchas posiciones de tintes diferentes, hay una posibilidad de que un defecto de impresión pueda llegar a uno y no a los demás. Puedes ser lo suficientemente hábil para determinar con precisión que no hay errores en una sola posición, pero lo suficientemente desafortunado como para no tener la oportunidad de probar una muestra impresa en la posición de un tinte donde había un problema durante la carrera.
Ya que las muestras son entregadas de tal manera que no se puede decir cuáles fueron impresas en cada posición de tinte, realmente sólo hay una manera de asegurarte con la certeza razonable de que todo es como se pretende: Pídele a la impresora que te proporcione muestras de cada posición y prueba cada una de ellas. A partir de ahí, es cuestión de aferrarse al método anterior que mejor se adapte a tus necesidades y algunos simples consejos y trucos de revisión a continuación:
Lista de Trucos y Consejos de revisión
Work off a hard copy: In this day and age, staring at a screen makes up a large part of people’s day-to-day routines. Mezclarlo revisando una copia impresa puede interrumpir la tuya hasta el punto de que la tarea que nos ocupa se vuelve menos automática y más atractiva. También duele los ojos menos.
Read the text aloud: Even if you’re not working with a partner, reading content aloud is helpful. De lo contrario, puede omitir inadvertidamente los errores, como si su mente le dijera que no se moleste con ciertas palabras porque sabe que tienen razón. No se puede estar seguro de que lo están.
Read backwards: Proofreading content backwards can be done down to the character if necessary (or by word/ sentence). Esta es una práctica común cuando lo que está siendo revisado se compara con el texto que ya ha sido aprobado y el revisor no necesita preocuparse por cómo fluyen las frases, como cuando están mirando los envíos desde una impresora. En lugar de ello, la preocupación es encontrar la discrepancia de la prueba de prueba. Eso significa examinar la muestra de las diferencias de texto y fuentes, por no hablar de defectos de impresión como manchas.
reglas de desarrollo para identificar diferencias: Tal vez un simple smudge no es un gran problema. Tal vez no vale la pena informar de que el color no es exactamente el mismo tono que lo que había sido
solicitado. No depende sólo de la industria, donde en el sector de la comida & el color y la marca del sector de la bebida es todo o en la farma donde el texto debe ser 100% preciso. Depende de la propia empresa. Establecer directrices claras te impide tener que parar por cada cosa pequeña o tener que empezar todo otra vez si te saltas un tipo de diferencia que no deberías tener.
Desarrollar un sistema para mantener el rastreo: Las interrupciones son inevitables. El teléfono puede sonar. Puede surgir una tarea urgente. La oficina puede estar cerrando por el día. Cualquiera que sea la naturaleza de la interrupción, es imperativo que no pierdas el lugar mientras revisas. Si lo haces, puedes perder tiempo mirando la misma sección y luego tener que reorientarte todo otra vez o, lo que es peor, se pierden totalmente las secciones completas y continúen revisando sin saberlo.
Si se interrumpe el sistema, la clave es tener un sistema en su lugar para hacer un seguimiento de dónde se dejó la última vez. Puede ser una nota pegajosa en la copia impresa o una nota real para usted mismo. Sea lo que sea, sólo tiene que ser eficaz y algo que se convierta en una segunda naturaleza fácilmente para usted. No se sabe cuándo se producirá la siguiente interrupción.
Use a straight edge: You don’t need to be interrupted to lose your place. Colocar un borde recto (una regla o un pedazo de papel en blanco) bajo la línea de texto en la que estás actualmente te ayuda a mantener tu lugar y oculta las líneas debajo, para que no te distraigan.
Tomar rompecabezas: Puede haber una tentación para el poder cuando comencemos a perder el enfoque, pero realmente dificulta nuestro rendimiento. Las interrupciones te ayudan a restablecer y mantener tu eficacia durante otra ronda. Puedes terminar más rápido no tomando un descanso, pero te arriesgas
dejar que los errores se desplieguen si lo hace. Sus ojos se lo agradecerán inmediatamente. Si usted es miembro de un equipo de control de calidad, su empresa le agradecerá su eficiencia general de revisión más adelante.
Revisarlo de nuevo (tiempo permitido): Es posible que no tengas la opción de, pero si usted puede volver a probar algo, tiene sentido ser seguro en lugar de lamentar. Si estás probando el empaquetado, potenciales recuerdos terminan costando mucho más que los recursos que usarías asegurándote de que todo es como debería. Cuando se revisa manualmente, simplemente no puede estar 100% seguro de que todo es perfecto. Sin embargo, hay formas de cerrar la distancia, como muestran los pasos y consejos anteriores.
La intensidad laboral de la revisión manual se subestima constantemente. Cualquiera que haya pasado horas mirando un personaje de impresión fina por personaje con una lupa puede atestiguarlo. Cortar rincones puede que no sea una manera viable de ahorrar tiempo, pero existen otras formas legítimas de mejorar la eficiencia.
Incluso si crees que hacer el cambio a una solución digital está fuera de lugar en esta fase. siempre está a pocos pasos de aprovechar al máximo su actual proceso de revisión manual. And, if you are ready to shift gears from manual to automated proofreading, reach out and let us help you find the best fit among our digital solutions to improve upon your processes, your quality standards, and ultimately your bottom line. Contacta GlobalVision hoy
